Branche

Kanzleisoftware Schweiz: Dossier, Fristen, QR-Rechnung

Dossier, Frist und Zeiterfassung in einer Software: für Schweizer Kanzleien und Treuhandbüros, mit CHF und QR-Rechnung.

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Dossierverwaltung

Jedes Dossier, in einer Akte

Dokumente, Korrespondenz, Fristen und Stunden sammeln sich unter der Dossiernummer in einer Akte; Zuständige und Stand sind jederzeit sichtbar.

Dossiernummer und Ordner
Zuständige und Stellvertretung
Stand und Meilensteine

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Schreibtisch und Dokumente in einer Kanzlei (Beispielbild)

Fristen und Erinnerungen

Keine Frist rutscht durch, die Erinnerung kommt rechtzeitig

Jede Frist wird einer Person und Stellvertretung zugeteilt; bei Annäherung und Verzug gehen Warnungen raus, das ganze Büro sieht die Fristentafel.

Fälligkeit und Vorwarnung
Zuständige und Stellvertretung
Verzugswarnung

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Zeiterfassung

Jede Minute wird dem Dossier gutgeschrieben

Timer starten oder Zeit nachträglich erfassen; jeder Eintrag hängt an Dossier und Mandant und ist bereit für die Rechnung.

Timer oder manuelle Erfassung
An Dossier und Mandant gebunden
Fliesst in die Rechnung

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Honorarnote und QR-Rechnung

Stunden und Auslagen, auf einer Rechnung

Erfasste Stunden und Auslagen werden zum Rechnungsentwurf; geprüft, als QR-Rechnung versendet und bei Zahlung zugeordnet.

Stunden- und Auslagenpositionen
QR-Rechnung als PDF
Zahlungszuordnung

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Mandate und Dokumente

Dokument bereit, Unterschrift am richtigen Ort

Dokumente entstehen aus Vorlagen, Beilagen hängen am Dossier und der Unterschriftsprozess wird verfolgt; jede Version bleibt erhalten.

Dokument aus Vorlage
Beilagen am Dossier
Versions- und Unterschriftenprotokoll

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Taschenrechner und Unterlagen (Beispielbild)

Mandantenkarte

Alles zum Mandanten auf einer Karte

Kontakte, Dossiers, Notizen und Rechnungen sammeln sich in der Mandantenkarte; auch die Konfliktprüfung startet hier.

Kontakte und Adressen
Dossiers und Rechnungen
Interne Notizen

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Termine und Kalender

Besprechungen und Verhandlungen in einem Kalender

Mandantengespräche, Verhandlungen und interne Sitzungen erscheinen im Kalender am Dossier; Erinnerungen und Reisezeit werden berücksichtigt.

Termin am Dossier
Verhandlung und Reisezeit
Automatische Erinnerung

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Sichere Nachrichten

Dokumente versenden sicher und protokolliert

Sensible Dokumente werden nicht per E-Mail, sondern über einen befristeten Link geteilt; der Mandant liest sie im Portal, Downloads werden protokolliert.

Verschlüsselte Übertragung
Befristeter Link
Download-Protokoll

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Interessenkonfliktprüfung

Vor dem neuen Mandat die Konfliktprüfung

Parteien und nahestehende Personen werden mit bestehenden Dossiers abgeglichen; ein möglicher Konflikt wird markiert und der Entscheid festgehalten.

Suche nach Parteien und Nahestehenden
Markierung möglicher Konflikte
Entscheidprotokoll

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Archiv und Aufbewahrung

Das Dossier schliesst, die Archivregel greift

Abgeschlossene Dossiers werden für die von der Kanzlei festgelegte Dauer archiviert, der Zugriff wird beschränkt und nach Ablauf kommt eine Löscherinnerung.

Abschluss und Archivierung
Aufbewahrungsfrist festlegen
Eingeschränkter Zugriff

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Was Sie von Kanzleisoftware erwarten

Fristen stehen auf Papier und in Agenden

Eine verpasste Frist kostet die Kanzlei viel; hängen Erinnerungen an persönlichen Agenden, wächst das Risiko.

Zeiteinträge werden vergessen

Werden Besprechungs-, Korrespondenz- und Verhandlungszeiten erst später erinnert, fallen Rechnungen zu tief aus und verrechenbare Stunden gehen verloren.

Dossierzugriff ist unkontrolliert

Dossiers liegen in gemeinsamen Ordnern; wer was sieht und wann geöffnet hat, weiss niemand.

Der Weg eines Dossiers vom Mandat zur Rechnung

1. Vom Mandat zum Dossier
Die Interessenkonfliktprüfung erfolgt, Mandantenkarte und Dossier werden eröffnet, Zuständige und Fristen zugeteilt.
2. Von der Arbeit zur Zeiterfassung
Zeiten für Besprechungen, Korrespondenz und Recherche werden auf das Dossier gebucht; keine verrechenbare Stunde geht verloren.
3. Von der Frist zur Erinnerung
Jede Frist wird einer Person und Stellvertretung zugeteilt; bei Annäherung und Verzug gehen Warnungen raus.
4. Von der Rechnung zum Archiv
Ist das Dossier abgeschlossen, wird die Rechnung gestellt, Dokumente werden für die festgelegte Dauer archiviert und der Zugriff beschränkt.

Für wen

Anwaltskanzlei

Dossiers, Fristen und Verhandlungskalender; verrechenbare Stunden und Auslagen.

Treuhandbüro

Mandantenakten, Eingabekalender und Belegsammlung.

Notariat und Mediation

Termine, Urkundenvorbereitung und parteibezogener Zugriff.

Steuer- und Revisionsberatung

Periodische Arbeitskalender, Checklisten und Dokumentenarchiv.

Tätigkeitsgebiete

Gesellschafts- und Handelsrecht

Vertragsdossiers, Gesellschaftsunterlagen und Fristenkontrolle.

Familien- und Erbrecht

Strenger Zugriff und Aufbewahrung für sensible Dossiers.

Immobilien- und Mietrecht

Liegenschaftsdossiers, Mietfristen und Terminverwaltung.

Steuern und Buchhaltung

Eingabekalender, Mandantenbelege und Monatsplanung.

Kleine Kanzlei

Schlank für ein kleines Team: Dossiers, Zeit und Rechnung.

Kanzlei mit mehreren Partnern

Partner- und Teamrechte, Auswertung für Gewinnbeteiligung und Standortunterstützung.

Was wir liefern

Dossierverwaltung

Fristen und Erinnerungen

Zeiterfassung

Honorarnote und QR-Rechnung

Mandate und Dokumente

Mandantenkarte

Termine und Kalender

Dokumentvorlagen

Interessenkonfliktprüfung

Buchhaltungsschnittstelle

Mandantenportal

Sichere Nachrichten

Archiv und Aufbewahrung

Zahlen und Auswertungen

Schweizer Besonderheiten

Mehrsprachig

Korrespondenz, Honorarnote und Portal auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch; Mandanten werden in ihrer Sprache informiert.

Datenschutz und Vertraulichkeit

Mandantendaten werden im Blick auf das neue Datenschutzgesetz geplant; Berufsgeheimnis und rechtliche Beurteilung liegen bei der Kanzlei.

Schnittstellen und Datenaustausch

Rechnungs- und Zahlungsdaten lassen sich in Ihr Buchhaltungsprogramm übergeben; Optionen werden vorab geklärt.

Hosting und Backup

Tägliche Backups und schnelle Wiederherstellung; Serverstandort auf Wunsch Schweiz.

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Individuelle Softwareentwicklung
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Technischer Support, Wartung und Sicherheit

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So arbeiten wir

1. Wir hören zu
Wir hören Ihrem Betrieb, Ihren Zielen und Ihren Systemen genau zu und klären gemeinsam das eigentliche Problem.
2. Wir planen
Wir legen Umfang, Zeitplan und Budget schriftlich vor; was gemacht wird und was nicht, ist von Anfang an klar.
3. Wir gestalten
Wir zeigen Ihnen Bildschirme und Ablauf vor dem Programmieren und machen mit Ihrer Freigabe weiter.
4. Wir entwickeln
Keine Fertigvorlage: Wir programmieren von Grund auf für Sie und informieren regelmässig über den Fortschritt.
5. Wir testen
Wir testen jede Seite und Funktion im Praxiseinsatz und prüfen Tempo, Sicherheit und Darstellung auf allen Geräten.
6. Wir gehen live und unterstützen
Wir schalten Ihr Projekt live, schulen Ihr Team und führen danach Updates, Backups und technischen Support weiter.

Wir setzen Ihr Projekt um: ein Land oder die ganze Welt

Ein Land

Wir richten das Projekt auf einen Markt aus: Landessprache, Währung, Steuerregeln und Suchmaschinen-Einstellungen.

Mehrere Länder

Jedes Land erhält eigene Adresse, Sprache und Inhalte, sodass Besucher in ihrem Markt die richtige Sprache sehen.

Die ganze Welt

Wir bedienen alle Sprachen der Welt; wir können Ihr Projekt global öffnen, mehrsprachig und mit mehreren Währungen.

Warum Globalsoft

Ein Team, die ganze Software

Dossier-Panel, Mandantenportal und Rechnung kommen aus einem Team.

Nach Ihrem Ablauf

Keine Vorlage: Dossierstruktur, Dokumentvorlagen und Rechnungsformat werden nach Ihrer Kanzlei gebaut.

Wir bleiben auch nach dem Start an Ihrer Seite

Nach dem Go-live ziehen wir uns nicht zurück: Wartung, Updates, Backups und Überwachung rund um die Uhr halten Ihr System am Laufen.

Frontend auf Weltklasse-Niveau

Ihre Oberflächen werden auf dem Niveau der besten globalen Produkte gestaltet und programmiert: schnell, zugänglich und auf jedem Bildschirm einwandfrei.

Engineering auf dem Niveau grosser Plattformen

Wir bauen Systeme auf dem Standard der grossen Weltplattformen: skalierbare Architektur, sauberer Code und zuverlässiger Betrieb.

Sorgfalt in jedem Detail

Code-Review, Tests und Qualitätskontrolle gehören bei jedem Projekt dazu; wir lassen kein technisches oder visuelles Detail aus.

Unser Ziel: die beste Technologie der Welt

Wir wählen die aktuellsten und leistungsfähigsten Technologien, halten Versionen aktuell und sorgen dafür, dass Ihr Projekt nicht veraltet.

Sicherheit auf höchstem Niveau

Sicherheit steht am Anfang jedes Entwurfs: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, regelmässige Sicherheitstests und Datenschutz sind von Anfang an eingebaut.

Tempo und Performance

Ihre Seiten laden schnell; die Performance wird für Nutzererlebnis und Suchranking gemessen und laufend verbessert.

Sichtbarkeit in Suchmaschinen

Technisches SEO, saubere Überschriftenstruktur und schnelle Seiten helfen Kundinnen und Kunden, Sie bei Google zu finden.

Quellcode und Daten gehören Ihnen

Code und Daten gehören Ihnen; Sie bleiben unabhängig und können sie jederzeit mitnehmen.

Vertraulichkeit, Rollen und Sicherheit

Datenschutz

Dossier- und Mandantendaten sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt.

Rollen und Rechte

Zugriff pro Dossier und Dokument; jede Person sieht nur zugeteilte Dossiers.

Protokoll

Wer hat welches Dossier wann geöffnet oder geändert: jede Aktion wird nachvollzogen.

Automatische Backups

Tägliche Backups und schnelle Wiederherstellung verhindern Datenverlust.

Vier Sprachen

Dokumente und Oberflächen auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

Schnittstellen

Anbindungen an Buchhaltung, E-Mail und Kalender werden vorab geklärt.

Häufige Fragen

Werden Fristen automatisch erinnert?

Ja; Fristdatum, Zuständige und Vorwarntage sind hinterlegt, Erinnerungen erscheinen per E-Mail und im Dashboard. Die Berechnung der Fristen bleibt Sache der Kanzlei.