Dossier
Immeuble et unité.
Fonction de gestion
Archive : chaque document lié à l’immeuble, l’unité et la personne
Quand contrats, plans, polices d’assurance et courriers sont dispersés entre boîtes mail et dossiers, le document voulu reste introuvable. Le système relie chaque document à l’immeuble, l’unité et la personne ; les personnes autorisées le retrouvent.
- Allemand, français, italien, anglais
- QR-facture et CHF
- Rôles et journal des modifications
Dépôt et classement
Un document est déposé, type et unité choisis. L’arrivée des pièces jointes e-mail est précisée à la mise en place.
L’import en masse d’anciens documents est planifié à part.
Recherche et accès
La recherche se fait par nom, étiquette ou personne liée. Un propriétaire ne voit que ses documents, le concierge seulement ceux liés aux tâches.
Les accès sont journalisés.
Notre façon de travailler
- 1
Clarifier le besoin
Par e-mail, nous parlons de vos processus, rôles, systèmes existants et reprise des données, puis fixons le périmètre par écrit.
- 2
Développer et relier
Nous construisons la solution selon votre fonctionnement et la relions à l’e-mail, au calendrier, aux documents et au paiement.
- 3
Tester et lancer
Nous testons chaque parcours avec des cas réalistes, formons votre équipe et ne passons en ligne qu’une fois tout validé.
Points propres à la Suisse
Les documents sont hébergés en Suisse ; les durées de conservation suivent vos règles, l’évaluation des obligations légales relève de votre gérance et de votre conseiller.
Questions fréquentes
Peut-on recevoir des documents par e-mail ?
Les pièces envoyées à une adresse définie à la mise en place peuvent arriver dans une file de classement.
Voit-on qui a consulté un document ?
Oui ; le journal d’accès est visible par document.
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