Zum Inhalt springen
DE
Offerte anfordern
Verwaltungsfunktion

Dokumentenablage: jedes Dokument bei Liegenschaft, Einheit und Person

Wenn Verträge, Pläne, Versicherungspolicen und Korrespondenz über Postfächer und Ordner verstreut sind, findet man das gesuchte Dokument nicht. Das System verknüpft jedes Dokument mit Liegenschaft, Einheit und Person; Berechtigte suchen und finden es.

Kostenlose Offerte anfordern WhatsApp
  • Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch
  • QR-Rechnung und CHF
  • Rollen und Änderungsprotokoll

Ablage und Zuordnung

Ein Dokument wird hochgeladen, Typ und Einheit gewählt. Wie E-Mail-Anhänge ins System gelangen, klären wir beim Einrichten.

Der Sammelimport alter Dokumente wird separat geplant.

Suche und Zugriff

Gesucht wird nach Name, Stichwort oder verknüpfter Person. Eigentümer sehen nur ihre eigenen Dokumente, der Hauswart nur auftragsbezogene.

Zugriffe werden protokolliert.

Ihre Vorteile

Ordner

Liegenschaft und Einheit.

So gehen wir vor

  1. 1

    Bedarf klären

    Per E-Mail besprechen wir Abläufe, Rollen, bestehende Systeme und die Datenübernahme und legen den Umfang schriftlich fest.

  2. 2

    Bauen und anbinden

    Wir bauen die Lösung nach Ihrem Ablauf und binden E-Mail, Kalender, Dokumente und Zahlung an.

  3. 3

    Testen und starten

    Wir testen jeden Ablauf mit realistischen Fällen, schulen Ihr Team und gehen erst live, wenn alles stimmt.

Schweizspezifische Punkte

Dokumente werden in der Schweiz gehostet; Aufbewahrungsfristen richten sich nach Ihren Vorgaben, die Beurteilung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten liegt bei Ihrer Verwaltung und Ihrem Berater.

Häufige Fragen

Können Dokumente per E-Mail eingehen?

Anhänge an eine beim Einrichten festgelegte Adresse können in einer Zuordnungswarteschlange landen.

Sieht man, wer auf ein Dokument zugegriffen hat?

Ja; das Zugriffsprotokoll ist pro Dokument sichtbar.

Passend dazu

Verträge und Fristen

Verträge und Fristen: Miet-, Service-, Versicherungs- und Wartungsverträge, Ablauf- und Kündigungstermine mit Erinnerung. Angebot per E-Mail.

Mehr erfahren

Eigentümerversammlung

Eigentümerversammlung: Einladung, Traktandenliste, Teilnahme und Stimmenzählung, Protokoll und Beschlussarchiv für STWE-Verwaltungen.

Mehr erfahren

Datenschutz

Datenschutz in der Liegenschaftsverwaltung: Daten in der Schweiz, Zugriff nach Rolle, Protokoll und Löschprozesse. Angebot per E-Mail.

Mehr erfahren

Alle Wohnlösungen für die Schweiz